Privacyverklaring

1. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Ik verwerk persoonsgegevens die je zelf aan mij geeft, zoals:

• Naam — voor- en achternaam
• E-mailadres — om contact met je op te kunnen nemen
• Bedrijfsnaam — als dat van toepassing is
• Berichtinhoud — de inhoud van je bericht via het contactformulier of e-mail

Ik verzamel geen bijzondere persoonsgegevens.

Websitestatistieken. Alleen als je daarvoor toestemming geeft in de cookiebanner, gebruik ik Google Analytics 4 om het gebruik van de website te meten (bezochte pagina's, herkomst en apparaattype). Google Analytics 4 slaat geen IP-adressen op. Deze gegevens worden verwerkt door Google LLC. Meer hierover lees je in mijn cookiebeleid.

2. Waarvoor gebruik ik je gegevens?

• Het beantwoorden van je vraag of verzoek
• Het opstellen en uitvoeren van een overeenkomst
• Het versturen van een offerte als je daarom vraagt
• De afhandeling van facturatie en betalingen
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

3. Rechtsgrond

Toestemming — als je via het contactformulier vrijwillig gegevens deelt.

Uitvoering van een overeenkomst — als ik diensten voor je uitvoer.

Wettelijke verplichting — voor de boekhouding moet ik bepaalde gegevens wettelijk bewaren.

4. Bewaartermijnen

• Contactverzoeken zonder overeenkomst — maximaal 1 jaar na het laatste contact
• Gegevens uit overeenkomsten — 7 jaar na afloop (wettelijke bewaarplicht)
• Facturatiegegevens — 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht

Voor het klantportaal gelden eigen termijnen; die staan in paragraaf 5.

5. Het klantportaal

Mijn klanten kunnen inloggen in mijn klantportaal op dmsocialenmarketing.nl/portaal. Daar zie je de contentplanning die ik voor je bedrijf maak, lever je foto's en video's aan en download je de planning als pdf, Excel of agenda. Een account krijg je alleen als ik je uitnodig; zelf aanmelden kan niet.

Welke gegevens. Voor het portaal verwerk ik:

• Je account — je naam, je e-mailadres, het bedrijf waarvoor je toegang hebt en wat je daar mag (bijvoorbeeld uploaden). Je wachtwoord kan ik niet inzien; het wordt alleen versleuteld bewaard.
• Wat je in het portaal doet — wanneer je je account activeert en inlogt, wat je uploadt, afvinkt of downloadt, wanneer je je agendalink vernieuwt en wanneer je je herinneringen aan- of uitzet. Dat houd ik bij in een logboek, met datum en tijd.
• Je keuze voor herinneringen — of je herinneringen aan een aanleverdatum wilt krijgen. Dat zet je zelf aan of uit in je account.
• Je bestanden — de foto's, video's en pdf's die je aanlevert, met de bestandsnaam, de grootte, de bestandsdatum, wie het bestand uploadde en bij welke post het hoort. Als je een post zelf afvinkt, ook je eventuele korte notitie.
• Je opmerkingen — wat je schrijft bij een bestand, bij een post of algemeen, met je naam en het tijdstip. De andere mensen van jouw bedrijf met toegang tot het portaal zien ze ook; ik krijg ze in een bericht.
• Woningposts en berichten — de gegevens die je voor een post aanlevert en de berichten die ik je via het portaal stuur.
• Technische gegevens — om je account te beveiligen en de website te laten werken, verwerken de diensten die ik gebruik je IP-adres en het type browser en apparaat.

Waarvoor. Ik gebruik deze gegevens om je toegang te geven tot je planning en de exports daarvan, om het materiaal en de woningposts te ontvangen waarmee ik content voor je maak, om je een bericht te kunnen sturen als ik iets van je nodig heb, om bericht te krijgen als je iets hebt aangeleverd, om je (per mail of via WhatsApp) te herinneren aan een aanleverdatum als je dat wilt, en om het portaal te beveiligen en misbruik te voorkomen.

Rechtsgrond. Het portaal hoort bij de dienst die je bij mij afneemt: ik verwerk deze gegevens om onze overeenkomst uit te voeren. Het logboek en de beveiliging vallen onder mijn gerechtvaardigd belang om het portaal veilig te houden. Voor foto's en video's waarop anderen te zien zijn, zoals collega's of klanten, blijft je bedrijf verantwoordelijk. Ik verwerk dat materiaal alleen in jullie opdracht, volgens onze verwerkersovereenkomst.

Hoelang.

• Bestanden — ik verwijder de originele bestanden automatisch 30 dagen na het uploaden uit de online opslag. Heb ik een bestand dan nog niet opgehaald, dan blijft het staan tot ik dat doe, maar nooit langer dan 60 dagen na het uploaden. Een andere termijn, of een bestand langer bewaren, spreek ik alleen met je af; ook dan verdwijnt een bestand dat ik nog niet ophaalde uiterlijk 30 dagen na die afgesproken termijn. Een upload die niet afkwam, verdwijnt binnen 3 dagen. Voor de kopieën die ik download om je content te maken, gelden de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst.
• Na het opruimen — dan bewaar ik alleen een regel dat het bestand is aangeleverd (naam, grootte, datum en wie het uploadde), zodat we allebei kunnen zien wat er binnen is gekomen. Die regel verdwijnt automatisch 1 jaar na het opruimen.
• Het logboek — elke regel verdwijnt automatisch 1 jaar nadat hij is gemaakt.
• Opmerkingen — bij een post of algemeen verdwijnen ze automatisch 1 jaar nadat je ze schreef. Een opmerking bij een bestand verdwijnt zodra dat bestand wordt opgeruimd.
• Woningposts bewaar ik zolang de post in mijn planning staat, berichten 1 jaar.
• Je account — bestaat zolang je toegang hebt. Trek ik je toegang in, dan werkt je account meteen niet meer. Heb je voor geen enkel bedrijf meer toegang, dan verwijder ik je account automatisch 3 maanden (90 dagen) later.

Wie helpen me daarbij? Voor het portaal werk ik met deze verwerkers:

• Supabase — de database en het inloggen van het portaal, op servers in de EU (Frankfurt). Mijn eigen planning staat ook bij Supabase, in de EU.
• Cloudflare — de opslag van je bestanden en de beveiligde doorgang waarlangs je uploadt en ik download. De bestanden staan in West-Europa. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf en geeft bij mijn abonnement geen formele garantie dat de opslag in de EU blijft.
• Vercel — de hosting van deze website en het portaal (bezorgd via een wereldwijd netwerk) en van mijn planning (servers in de EU, Frankfurt).
• Resend — het versturen van e-mail: je uitnodiging, herinneringen en berichten van mij, en een bericht aan mij als je iets hebt aangeleverd of een opmerking hebt geschreven.
• jsDelivr — het portaal laadt één stuk programmacode via jsDelivr. Daarbij ziet jsDelivr je IP-adres, maar geen andere gegevens.

Met deze partijen gelden verwerkersovereenkomsten. Een aantal is (ook) Amerikaans. Als gegevens buiten de EU komen, gebeurt dat met passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ik verkoop je gegevens niet en gebruik ze niet voor reclame.

Cookies en lokale opslag. Het portaal gebruikt geen analytische of marketingcookies en laadt geen Google Analytics. Om je ingelogd te houden, je laatste bedrijfskeuze te onthouden, een onderbroken upload te kunnen hervatten en je de juiste uitleg te geven als je toegang verandert, bewaart je browser een paar gegevens in de lokale opslag. Uitloggen of je browsergegevens wissen haalt ze weg. Meer hierover staat in het cookiebeleid.

Beveiliging. Alleen jij en de andere mensen die ik voor jouw bedrijf uitnodig, zien de planning en de bestanden van jouw bedrijf. Alle verbindingen zijn versleuteld, je bestanden staan niet openbaar online en downloadlinks werken maar een paar uur. Je agendalink is persoonlijk: deel hem niet. Denk je dat iemand anders hem heeft, maak dan in je account een nieuwe aan; de oude werkt dan meteen niet meer.

Je rechten. Die staan in paragraaf 8 en gelden ook voor het portaal. Gaat je verzoek over iemand die op een foto of video van je bedrijf staat, dan regel ik dat samen met je bedrijf.

6. Deel ik je gegevens?

Ik verkoop je gegevens niet en deel ze niet met derden, tenzij dat nodig is voor mijn dienstverlening (zoals boekhouder, e-mailprovider of hostingpartij) of wettelijk verplicht is. Met verwerkers sluit ik een verwerkersovereenkomst. Voor het klantportaal: zie paragraaf 5.

7. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Deze website gebruikt een beveiligde verbinding (HTTPS).

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — welke gegevens verwerk ik van je?
• Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering — je gegevens laten wissen
• Beperking — verwerking (tijdelijk) laten beperken
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Gegevensoverdraagbaarheid — je gegevens in een standaardformaat ontvangen

Je kunt je rechten uitoefenen via d.m.socialenmarketing@gmail.com. Ik reageer binnen vier weken.

9. Klacht indienen

Vind je dat ik je gegevens niet goed verwerk? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.